Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

PraxisFamily LLC
1201 N Orange Street, Suite 7160
19801 Wilmington, Delaware, USA
E-Mail: info@diepraxisfamily.com

EU-Vertreter gemäß Art. 27 DSGVO:
Matthias Cebula
Ehrenbergstr. 16a, 10245 Berlin, Deutschland
E-Mail: info@regu-coach-akademie.com

2. Welche Daten wir erheben

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten, wenn du ReguCompass nutzt:

• Kontodaten: Name und E-Mail-Adresse, die du bei der Registrierung über unseren Authentifizierungsanbieter Clerk angibst.
• Fachgruppenprofil: Deine berufliche Qualifikation (z. B. Heilpraktiker, Arzt, Therapeut), die du beim ersten Login angibst. Diese Information wird genutzt, um KI-Antworten fachgerecht zu personalisieren.
• Nutzungsdaten (KI-Anfragen und Chatverläufe): Die Texte, die du im Chat eingibst, einschließlich möglicher Fall- und Gesundheitsinformationen. Zur Erstellung der Antwort werden sie an Anthropic oder, wenn der alternative KI-Anbieter aktiviert ist, an OpenAI übermittelt. Chatverläufe werden als lokale Browserkopie im localStorage und deinem Clerk-Konto zugeordnet auf dem ReguCompass-Server gespeichert; serverseitig laufen sie standardmäßig nach 180 Tagen ab und werden beim Backendstart sowie danach alle 24 Stunden bereinigt.
• Abrechnungsdaten: Zahlungs- und Abonnementdaten werden ausschließlich von unserem Zahlungsanbieter (Merchant of Record) verarbeitet. Wir speichern keine Zahlungskarteninformationen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp und Session-Daten, die automatisch beim Besuch der Website erhoben werden. Diese Daten dienen der Sicherheit und dem Betrieb des Dienstes.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Kontodaten, Fachgruppenprofil und Nutzungsdaten (KI-Anfragen) sind zur Erbringung des von dir abonnierten Dienstes erforderlich.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Abrechnungsunterlagen werden zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Technische Daten werden zur Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes und zur Verhinderung von Missbrauch verarbeitet. Unser berechtigtes Interesse überwiegt angesichts der rein technischen Verarbeitung.

4. Auftragsverarbeiter und Drittanbieter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, an die personenbezogene Daten im Rahmen der Leistungserbringung übermittelt werden:

5. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister (Clerk, Anthropic und gegebenenfalls OpenAI) verarbeiten Daten in den Vereinigten Staaten. Diese Übermittlungen erfolgen auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere Standarddatenschutzklauseln (SCC), die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden. Kopien der SCC können auf Anfrage bei uns angefordert werden.

6. Speicherdauer

• Kontodaten: Für die Dauer des Abonnements sowie bis zu 30 Tage nach Kündigung des Kontos, sofern du eine Löschung beantragst.
• Abrechnungsunterlagen: 10 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB).
• KI-Anfragen und Chatverläufe: Als lokale Browserkopie im localStorage bis zur Löschung der Browserdaten sowie serverseitig standardmäßig bis zum Ablauf nach 180 Tagen; die Bereinigung läuft beim Backendstart und danach alle 24 Stunden. Einzelne Verläufe können vorher gelöscht werden.
• Technische Logs: Maximal 14 Tage, danach automatische Löschung.

7. Deine Rechte als betroffene Person

Du hast nach der DSGVO folgende Rechte, die du jederzeit geltend machen kannst:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Du kannst Auskunft über die von uns zu deiner Person gespeicherten Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung deiner Daten eingeschränkt wird.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du kannst deine Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten oder deren Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Du kannst der Verarbeitung deiner Daten auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Als EU-Vertreter mit Sitz in Berlin ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, datenschutz-berlin.de.

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: info@diepraxisfamily.com

8. Cookies und lokale Speicherung

ReguCompass verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für das Session-Management (Authentifizierung via Clerk). Diese Cookies sind zur Erbringung des Dienstes zwingend erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies ein. Es wird kein Nutzerverhalten für Werbezwecke getrackt.

Zusätzlich speichert ReguCompass eine lokale Browserkopie der Chatverläufe im localStorage. Diese Kopie wird beim Löschen der entsprechenden Browserdaten entfernt.

9. Browser-Spracherkennung

Sofern dein Browser die Web Speech API unterstützt, kannst du über das Mikrofon-Symbol eine Browser-Spracherkennung starten. Der Browser fordert dafür deine Mikrofonfreigabe an. Die Audioverarbeitung wird durch den Browser bzw. dessen Anbieter durchgeführt; insbesondere bei Google Chrome kann Audio zur Spracherkennung an Google übertragen werden. ReguCompass selbst speichert keine Tonaufnahmen. Der erkannte Text wird wie eine manuelle Texteingabe erst beim Absenden deiner Frage an ReguCompass übermittelt. Für die vorgelagerte Spracherkennung gelten ergänzend die Datenschutzbedingungen deines Browsers bzw. Browseranbieters.

10. Hosting und technische Sicherheit

Der Dienst wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet. Die Übertragung aller Daten erfolgt verschlüsselt via TLS/HTTPS. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, um deine Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

11. Online-Streitbeilegung

Die EU-Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit: ec.europa.eu/consumers/odr. Wir sind nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage anzupassen. Registrierte Nutzer werden über wesentliche Änderungen per E-Mail informiert. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben.