Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

PraxisFamily LLC
1201 N Orange Street, Suite 7160
19801 Wilmington, Delaware, USA
E-Mail: info@diepraxisfamily.com

EU-Vertreter gemäß Art. 27 DSGVO:
Matthias Cebula
Ehrenbergstr. 16a, 10245 Berlin, Deutschland
E-Mail: info@regu-coach-akademie.com

2. Welche Daten wir erheben

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten, wenn du ReguCompass nutzt:

• Kontodaten: Name und E-Mail-Adresse, die du bei der Registrierung über unseren Authentifizierungsanbieter Clerk angibst.
• Fachgruppenprofil: Deine berufliche Qualifikation (z. B. Heilpraktiker, Arzt, Therapeut), die du beim ersten Login angibst. Diese Information wird genutzt, um KI-Antworten fachgerecht zu personalisieren.
• Nutzungsdaten (KI-Anfragen und Chatverläufe): Die Texte, die du im Chat eingibst, einschließlich möglicher Fall- und Gesundheitsinformationen. Zur Erstellung der Antwort werden sie an Anthropic oder, wenn der alternative KI-Anbieter aktiviert ist, an OpenAI übermittelt. Chatverläufe werden als lokale Browserkopie im localStorage und deinem Clerk-Konto zugeordnet auf dem ReguCompass-Server gespeichert; serverseitig laufen sie standardmäßig nach 180 Tagen ab und werden beim Backendstart sowie danach alle 24 Stunden bereinigt.
• Abrechnungsdaten: Zahlungs- und Abonnementdaten werden ausschließlich von unserem Zahlungsanbieter (Merchant of Record) verarbeitet. Wir speichern keine Zahlungskarteninformationen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp und Session-Daten, die automatisch beim Besuch der Website erhoben werden. Diese Daten dienen der Sicherheit und dem Betrieb des Dienstes.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Kontodaten, Fachgruppenprofil und Nutzungsdaten (KI-Anfragen) sind zur Erbringung des von dir abonnierten Dienstes erforderlich.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Abrechnungsunterlagen werden zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Technische Daten werden zur Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes und zur Verhinderung von Missbrauch verarbeitet. Unser berechtigtes Interesse überwiegt angesichts der rein technischen Verarbeitung.

4. Auftragsverarbeiter und Drittanbieter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, an die personenbezogene Daten im Rahmen der Leistungserbringung übermittelt werden:

5. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister (Clerk, Anthropic und gegebenenfalls OpenAI) verarbeiten Daten in den Vereinigten Staaten. Diese Übermittlungen erfolgen auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere Standarddatenschutzklauseln (SCC), die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden. Kopien der SCC können auf Anfrage bei uns angefordert werden.

6. Speicherdauer

• Kontodaten: Für die Dauer des Abonnements sowie bis zu 30 Tage nach Kündigung des Kontos, sofern du eine Löschung beantragst.
• Abrechnungsunterlagen: 10 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB).
• KI-Anfragen und Chatverläufe: Als lokale Browserkopie im localStorage bis zur Löschung der Browserdaten sowie serverseitig standardmäßig bis zum Ablauf nach 180 Tagen; die Bereinigung läuft beim Backendstart und danach alle 24 Stunden. Einzelne Verläufe können vorher gelöscht werden.
• Technische Logs: Maximal 14 Tage, danach automatische Löschung.

7. Deine Rechte als betroffene Person

Du hast nach der DSGVO folgende Rechte, die du jederzeit geltend machen kannst:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Du kannst Auskunft über die von uns zu deiner Person gespeicherten Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung deiner Daten eingeschränkt wird.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du kannst deine Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten oder deren Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Du kannst der Verarbeitung deiner Daten auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Als EU-Vertreter mit Sitz in Berlin ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, datenschutz-berlin.de.

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: info@diepraxisfamily.com

8. Cookies und lokale Speicherung

ReguCompass verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für das Session-Management (Authentifizierung via Clerk). Diese Cookies sind zur Erbringung des Dienstes zwingend erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies ein. Es wird kein Nutzerverhalten für Werbezwecke getrackt.

Zusätzlich speichert ReguCompass eine lokale Browserkopie der Chatverläufe im localStorage. Diese Kopie wird beim Löschen der entsprechenden Browserdaten entfernt.

9. Browser-Spracherkennung

Dieser Abschnitt gilt für die Web-Anwendung. Sofern dein Browser die Web Speech API unterstützt, kannst du über das Mikrofon-Symbol eine Browser-Spracherkennung starten. Der Browser fordert dafür deine Mikrofonfreigabe an. Die Audioverarbeitung wird durch den Browser bzw. dessen Anbieter durchgeführt; insbesondere bei Google Chrome kann Audio zur Spracherkennung an Google übertragen werden. ReguCompass selbst speichert keine Tonaufnahmen. Der erkannte Text wird wie eine manuelle Texteingabe erst beim Absenden deiner Frage an ReguCompass übermittelt. Für die vorgelagerte Spracherkennung gelten ergänzend die Datenschutzbedingungen deines Browsers bzw. Browseranbieters.

10. Hosting und technische Sicherheit

Der Dienst wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet. Die Übertragung aller Daten erfolgt verschlüsselt via TLS/HTTPS. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, um deine Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

11. Desktop-App ReguCompass (Windows/macOS, inkl. Microsoft Store)

Neben der Web-Anwendung bieten wir ReguCompass als Desktop-App für Windows und macOS an. Für Windows gibt es neben der Installationsdatei („Setup-Fassung“) auch eine Fassung aus dem Microsoft Store („Store-Fassung“). Verantwortlich ist die in Abschnitt 1 genannte PraxisFamily LLC. „ReguCoach Akademie“ ist deren Markenname; unter diesem Namen erscheint die App als Anbieter im Microsoft Store. Für die Desktop-App gelten die Abschnitte 1 bis 10 entsprechend, mit folgenden Besonderheiten.

11.1 Lokale Speicherung auf deinem Gerät

Fälle und Gesprächsverläufe speichert die Desktop-App auf deinem Rechner, nicht auf unserem Server. Wir haben auf diese lokalen Daten keinen Zugriff.

• Speicherort: im Benutzerordner deines Betriebssystems (Windows-Setup-Fassung: %APPDATA%\ReguCompass, macOS: ~/Library/Application Support/ReguCompass). Die Store-Fassung nutzt einen eigenen, getrennten App-Datenordner, den Windows dem App-Paket zuordnet.
• Verschlüsselung: Die Fälle liegen in einer verschlüsselten Datenbank. Den Schlüssel erzeugt die App auf deinem Gerät und schützt ihn mit der Schlüsselverwaltung deines Betriebssystems. Steht diese nicht zur Verfügung, startet die App nicht und legt keinen unverschlüsselten Ersatzspeicher an.
• Automatische Sicherungen: Etwa alle 30 Minuten und nach jeder Auswertung legt die App verschlüsselte Sicherungen im selben Ordner an; es bleiben jeweils die letzten 7. Auch nach dem Löschen eines Falls können diese Sicherungen noch ältere Stände enthalten, bis sie überschrieben werden.
• Weitere lokale Angaben: deine gewählte Fachgruppe sowie, wenn du angemeldet bist, deine Anmeldung (Zugangsschlüssel, E-Mail-Adresse, zuletzt geprüfter Abo-Status). Die Anmeldung ist mit der Schlüsselverwaltung des Betriebssystems geschützt.
• Speicherdauer: Die Daten bleiben, bis du sie in der App löschst oder die App-Daten entfernst. Bei der Setup-Fassung bleiben sie nach einer Deinstallation erhalten. Bei der Store-Fassung kann Windows die lokalen Daten beim Deinstallieren löschen. Lege deshalb vorher eine Sicherung an (siehe 11.4).

11.2 Verbindungen der App

Ohne deinen Klick sendet die App keine Fallinhalte. Folgende Verbindungen sind vorgesehen:

• Anmeldung und Zugangsprüfung (www.regucompass.com): Zur Anmeldung öffnet die App deinen Webbrowser; du meldest dich dort wie in der Web-Anwendung an (Authentifizierung über Clerk, siehe Abschnitt 4). Vor jeder neuen Auswertung prüft die App bei unserem Server, ob dein Zugang aktiv ist. Dabei werden Zugangsschlüssel und IP-Adresse verarbeitet; die IP-Adresse dient der Begrenzung missbräuchlicher Anfragen. Die Rückmeldung des Browsers nimmt die App über eine nur lokal erreichbare Adresse (127.0.0.1) entgegen; diese Verbindung verlässt deinen Rechner nicht.
• KI-Auswertung (www.regucompass.com): Nur wenn du auf „Auswertung starten“ klickst, gehen deine Frage, der jüngere Gesprächsverlauf des Falls, die gewählte Fachgruppe und die App-Version an unseren Server. Der Server erstellt die Antwort mithilfe unserer KI-Anbieter (siehe Abschnitte 4 und 5); die Antwort wird lokal in deinem Fall gespeichert. Den Inhalt von Fragen und Antworten aus der Desktop-App speichert unser Server nicht; er protokolliert nur Verbrauchszahlen (z. B. Anzahl verarbeiteter Tokens) zu deinem Konto.
• Optional: „In Patientenakte speichern“ (app.regucenter.com): Nutzt du die Praxissoftware ReguCenter, kannst du in den Einstellungen dein ReguCenter-Konto verbinden. Dabei gehen ReguCenter-E-Mail und -Passwort einmalig an app.regucenter.com; die App bewahrt danach nur einen widerrufbaren Zugangsschlüssel auf, der höchstens 90 Tage gilt und mit der Schlüsselverwaltung des Betriebssystems geschützt ist. Ein Upload erfolgt nur auf deinen ausdrücklichen Klick und nach einer Bestätigung: Dann wird der ausgewählte Fall als PDF in die gewählte Patientenakte übertragen und ist dort für berechtigte Nutzer deiner Praxis sichtbar. Eine automatische Übertragung gibt es nicht. ReguCenter wird ebenfalls von der PraxisFamily LLC betrieben; für die dortige Speicherung gilt die Datenschutzerklärung von ReguCenter.
• Updates (Setup-Fassung und macOS): Diese Fassungen fragen beim Start und danach alle 12 Stunden auf regucenter.com nach einer neuen Version und laden sie bei Bedarf herunter. Dabei werden technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, App-Version und Betriebssystemtyp verarbeitet. Die Store-Fassung nutzt diesen Update-Server nicht; sie wird ausschließlich über den Microsoft Store aktualisiert.
• Externe Links: Die Buttons zu Abo, Kündigung und Zahlungsdaten öffnen fest hinterlegte Seiten (regucoachakademie.com, regucompass.com, CopeCart) in deinem Standardbrowser. Dort gelten die jeweiligen Datenschutzhinweise.

Alle Verbindungen zu Servern im Internet sind per HTTPS verschlüsselt. Ausgenommen ist nur der oben beschriebene Rückkanal der Anmeldung über 127.0.0.1, der deinen Rechner nicht verlässt.

11.3 Keine Telemetrie, kein Mikrofon- oder Kamerazugriff

Die Desktop-App enthält keine Nutzungsanalyse, kein Tracking und keine eigene Absturzberichterstattung an uns. Anfragen nach Mikrofon, Kamera, Standort oder ähnlichen Berechtigungen lehnt sie grundsätzlich ab; die Browser-Spracherkennung aus Abschnitt 9 gibt es in der Desktop-App daher nicht. Unabhängig von der App können Windows bzw. macOS je nach deinen Systemeinstellungen eigene Diagnosedaten an Microsoft bzw. Apple senden.

11.4 Sicherung, Umzug und PDF-Export

• Sicherung exportieren/importieren: Unter „Einstellungen“ → „Sicherung und Umzug“ kannst du alle Fälle in einer Datei sichern. Die Sicherung ist mit einem von dir gewählten Passwort (mindestens 12 Zeichen) verschlüsselt und wird nur dort gespeichert, wo du sie ablegst. Wir erhalten weder Datei noch Passwort. Ein vergessenes Passwort können wir nicht wiederherstellen; die Sicherung ist dann nicht mehr lesbar.
• Umzug in die Store-Fassung: Setup- und Store-Fassung nutzen getrennte Speicherorte. Fälle werden weder automatisch übernommen noch automatisch gelöscht; der Umzug läuft ausschließlich über eine Sicherung, die du selbst exportierst und importierst. Anmeldung, Fachgruppe und eine ReguCenter-Verbindung werden nicht übertragen und müssen neu eingerichtet werden.
• PDF-Export: Die erzeugte PDF-Datei ist nicht verschlüsselt. Bitte bewahre sie geschützt auf.

11.5 Vertrieb über den Microsoft Store

Lädst du die App über den Microsoft Store, verarbeitet Microsoft die dafür nötigen Daten (z. B. Microsoft-Konto, Download-, Installations- und Updatedaten) in eigener Verantwortung. Es gilt die Datenschutzerklärung von Microsoft. Ein Kauf über den Microsoft Store findet nicht statt; Zugang und Abo laufen weiterhin über unseren Zahlungsanbieter (Abschnitt 4).

11.6 Hinweis für Coaches zu Klientendaten

Gibst du in der App Angaben zu Klientinnen und Klienten ein, entscheidest du selbst über diese Daten, insbesondere ob du eine Auswertung startest und ob du einen Fall in eine Patientenakte überträgst. Für die KI-Auswertung sind Fälle ohne Namen, Geburtsdatum, Adresse oder andere direkt identifizierende Angaben zu beschreiben. Die App entfernt solche Angaben nicht automatisch.

11.7 Rechtsgrundlagen

• Anmeldung, Zugangsprüfung und KI-Auswertung auf deine Anfrage sowie die Übertragung in die ReguCenter-Patientenakte auf deinen Klick: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), wie in Abschnitt 3.
• Update-Prüfung, Missbrauchsbegrenzung und technische Protokolle: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, aktuellen Software).
• Die rein lokale Speicherung auf deinem Gerät erfolgt unter deiner Kontrolle; wir haben darauf keinen Zugriff.

12. Online-Streitbeilegung

Die EU-Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit: ec.europa.eu/consumers/odr. Wir sind nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage anzupassen. Registrierte Nutzer werden über wesentliche Änderungen per E-Mail informiert. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben.